Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 1er novembre 2026
1. Qui sommes-nous ?
Le site phobossystems.com est édité par Phobos Systems, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 5 000 €, immatriculée au RCS de Colmar sous le numéro 987 803 038 (TVA intracommunautaire FR53987803038), dont le siège est situé 55 rue Raymond Poincaré, 68250 Rouffach (France). Phobos Systems est responsable du traitement des données personnelles collectées sur ce site.
Pour toute question relative à vos données : contact@phobossystems.com ou par courrier à l'adresse ci-dessus.
2. Quelles données collectons-nous ?
- Données d'identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, adresses de livraison et de facturation, et pour les clients professionnels ou institutionnels, l'organisme et la fonction.
- Données de commande : produits achetés, montants, historique des commandes, échanges avec notre service client, demandes de retour.
- Données de paiement : traitées directement par nos prestataires de paiement. Phobos Systems n'a jamais accès à votre numéro de carte complet.
- Données de navigation : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées, collectées par des cookies et traceurs (voir la section 8).
- Avis clients : note, commentaire et prénom, si vous choisissez de déposer un avis.
Nous ne collectons aucune donnée sensible (santé, opinions, etc.). Le site n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans.
3. Pourquoi et sur quelle base ?
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Traiter et livrer vos commandes, gérer retours, garanties et service client | Exécution du contrat |
| Établir des devis pour les clients professionnels et institutionnels | Mesures précontractuelles prises à votre demande |
| Émettre les factures et tenir la comptabilité | Obligation légale |
| Prévenir la fraude et sécuriser les paiements | Intérêt légitime (sécurité des transactions) |
| Gérer votre compte client | Exécution du contrat |
| Vous envoyer notre newsletter si vous n'êtes pas client | Consentement |
| Vous informer de produits analogues à ceux déjà achetés | Intérêt légitime (art. L34-5 du Code des postes et des communications électroniques), avec possibilité de vous y opposer à tout moment |
| Vous inviter à donner un avis après achat et publier les avis | Intérêt légitime ; publication avec votre accord |
| Répondre à vos messages (formulaire de contact, e-mail) | Intérêt légitime |
| Mesurer l'audience du site (Google Analytics) | Consentement (bandeau cookies) |
| Mesurer l'efficacité de nos publicités et vous proposer des publicités personnalisées sur Facebook et Instagram (pixel Meta) | Consentement (bandeau cookies) |
| Gérer les litiges et l'exercice de vos droits | Obligation légale et intérêt légitime |
4. Qui a accès à vos données ?
Vos données sont destinées à Phobos Systems. Elles sont transmises uniquement aux prestataires nécessaires aux finalités ci-dessus :
- Hébergement et boutique en ligne : Shopify (Shopify International Limited, Irlande) ;
- Paiement : Shopify Payments, PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxembourg) et Klarna Bank AB (Suède). PayPal et Klarna agissent comme responsables de traitement distincts pour les paiements qu'ils réalisent : leurs propres politiques s'appliquent ;
- Livraison : La Poste / Colissimo et Mondial Relay ;
- Suivi de colis et avis clients : applications Parcel Panel et Trustoo (CWILL) ;
- Newsletter et e-mails : Omnisend (UAB Omnisend, Lituanie) ;
- Facturation : application de facturation intégrée à notre boutique ;
- Mesure d'audience et publicité, uniquement si vous l'avez accepté via le bandeau cookies : Google Ireland Limited (Google Analytics) et Meta Platforms Ireland Limited (pixel Meta) ;
- notre expert-comptable, et les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige.
Nous ne vendons ni ne louons jamais vos données.
5. Transferts hors de l'Union européenne
Certains prestataires (notamment Shopify, dont la maison mère est au Canada, et des prestataires établis aux États-Unis ou en Asie) peuvent accéder à vos données depuis l'extérieur de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par une décision d'adéquation de la Commission européenne (Canada), par le Data Privacy Framework UE–États-Unis pour les entreprises certifiées, ou à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous écrivant.
6. Combien de temps les conservons-nous ?
| Données | Durée |
|---|---|
| Commandes et relation client | Durée de la relation commerciale, puis 5 ans (prescription des actions en justice) |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (article L123-22 du Code de commerce) |
| Prospection commerciale (clients) | 3 ans après votre dernier achat |
| Prospection commerciale (prospects, newsletter) | 3 ans après le dernier contact de votre part, ou jusqu'à votre désinscription |
| Compte client | Supprimé après 3 ans d'inactivité |
| Messages de contact et devis non suivis | 3 ans après le dernier échange |
| Cookies et traceurs | 13 mois maximum ; votre choix sur le bandeau est conservé 6 mois |
| Demandes d'exercice de vos droits | 1 an (ou jusqu'à la fin de la prescription en cas de litige) |
7. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'effacement de vos données, d'un droit à la limitation du traitement, d'un droit à la portabilité, et d'un droit d'opposition, notamment à la prospection commerciale, à tout moment et sans justification. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).
Pour exercer ces droits : contact@phobossystems.com ou par courrier au 55 rue Raymond Poincaré, 68250 Rouffach. Nous répondons dans un délai d'un mois. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons vous demander un justificatif. Pour la newsletter, chaque envoi contient un lien de désinscription.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr).
8. Cookies
Le site utilise des cookies nécessaires à son fonctionnement (panier, session, sécurité) et, avec votre accord, des cookies de mesure d'audience (Google Analytics) et de publicité (pixel Meta). Ces derniers ne sont déposés qu'après votre accord, recueilli par le bandeau affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment depuis le lien de gestion des cookies en bas de page.
9. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos données : connexion chiffrée (HTTPS), paiements traités par des prestataires certifiés PCI-DSS, accès aux données limité aux seules personnes qui en ont besoin.
10. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter une évolution de nos pratiques ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.